Assenza ingiustificata del dipendente: che cosa può fare l'azienda

Prima di tutto: l'assenza è davvero ingiustificata?

Il primo istinto è licenziare. Il primo passo giusto è un altro: capire perché il dipendente è assente. Ferie, permessi, malattia e altre ragioni previste dalla legge o dal contratto rendono l'assenza giustificata, e licenziare per un'assenza che poi si rivela giustificata è l'errore più costoso. Conviene guardare il registro presenze, le richieste di ferie e di permesso arrivate, anche a voce a un responsabile, e un eventuale certificato di malattia.

Poi conviene scrivere subito al dipendente, con un mezzo che si possa provare, per esempio una PEC o una raccomandata: chiedere dove sia, invitarlo a giustificare l'assenza e a rientrare. La legge non lo impone, ma serve. La Cassazione ha precisato che l'azienda che non contatta il lavoratore non perde per questo il diritto di contestare l'assenza, ma che quel silenzio può contare quando il giudice valuta se la sanzione sia proporzionata (Cass. civ., Sez. lav., ord. n. 7681 del 21 marzo 2024).

Sul piano della prova la regola aiuta l'azienda. Chi licenzia deve provare la giusta causa o il giustificato motivo (art. 5 L. 604/1966), ma per l'assenza ingiustificata può limitarsi a provare l'assenza nella sua materialità: è il lavoratore a dover dimostrare che era giustificata. Se dice di essere stato male, non basta dirlo: deve provare la malattia (Cass. civ., Sez. lav., ord. n. 13747 del 22 maggio 2025). Per questo conviene documentare bene i giorni di assenza, con il registro presenze e con i messaggi inviati.

Le ferie non si prendono di propria iniziativa. In un caso deciso nel 2025 un operaio aveva annunciato «da lunedì sono in ferie» dopo che l'azienda gliele aveva negate: sei giorni consecutivi senza lavorare sono stati considerati assenza ingiustificata, e il contratto collettivo applicato prevedeva il licenziamento oltre i tre giorni (Cass. civ., Sez. lav., ord. n. 276 del 7 gennaio 2025). Se invece l'azienda stessa ha dato segnali ambigui, per esempio un rifiuto scritto seguito da un permesso a voce, il rischio si sposta su di lei, come si vede più avanti.

Avvisare e giustificare sono due cose diverse

I contratti collettivi chiedono di solito al dipendente due cose: avvertire subito dell'assenza e giustificarla per iscritto entro pochi giorni. La Cassazione tiene separate le due mancanze. Non avvisare è una violazione distinta dall'assenza ingiustificata, e può essere contestata a parte (Cass. n. 7681/2024).

In un caso deciso nel 2025 una lavoratrice era assente dal 22 marzo e aveva comunicato l'assenza e inviato il certificato solo il 29. Il contratto collettivo considerava ingiustificata l'assenza non comunicata entro un giorno dall'inizio. Il licenziamento è stato confermato: la mancata comunicazione, insieme a cinque giorni di assenza, aveva leso il rapporto di fiducia, e non serviva che l'azienda dimostrasse danni all'organizzazione (Cass. civ., Sez. lav., ord. n. 13747 del 22 maggio 2025).

In pratica conviene leggere nel CCNL i termini di avviso e di giustificazione e riportarli nella contestazione. Se l'assenza si rivela una malattia documentata, il discorso cambia: l'azienda non può licenziare per assenza ingiustificata un'assenza giustificata, anche se può restare la mancata comunicazione. E per le malattie lunghe vale un'altra regola, il periodo di comporto, spiegato nella guida su il licenziamento per malattia.

La contestazione: quando e come

Per applicare una sanzione disciplinare, e anche per licenziare per motivi disciplinari, l'azienda deve contestare per iscritto il fatto e sentire il dipendente a sua difesa. Una sanzione più grave del rimprovero verbale non può essere applicata prima che siano passati cinque giorni dalla contestazione (art. 7 Statuto dei lavoratori). Il percorso è raccontato nella guida sul procedimento disciplinare.

Sul momento giusto conviene non aspettare, ma nemmeno contestare dal primo giorno. Il tempo si conta da quando l'assenza diventa rilevante secondo il contratto collettivo, per esempio dal quarto giorno se il CCNL prevede la sanzione espulsiva dopo quattro giorni consecutivi. In un caso la contestazione è arrivata venti giorni dopo quel momento, con l'assenza ancora in corso, e la Cassazione non l'ha ritenuta tardiva: l'immediatezza si valuta caso per caso, e la Corte ha tenuto conto che si trattava di una società di capitali e che la lavoratrice non aveva indicato alcun pregiudizio per la sua difesa (Cass. civ., Sez. lav., ord. n. 1295 del 12 gennaio 2024). Non è un termine su cui contare: più si aspetta, più il dipendente può dire di aver fatto affidamento.

La lettera deve dire quali giorni di assenza si contestano, richiamare gli obblighi di avviso e di giustificazione se anche quelli sono mancati, e invitare a presentare le giustificazioni, per iscritto o a voce. Se l'assenza continua, è meglio scrivere «dal giorno X e fino a oggi».

Resta il problema del recapito. La contestazione produce effetto solo quando arriva al dipendente (art. 1334 c.c.): si presume conosciuta nel momento in cui giunge al suo indirizzo, salvo che lui provi di non aver potuto saperlo senza sua colpa (art. 1335). Se la raccomandata non viene ritirata, la presunzione scatta dal rilascio dell'avviso di giacenza e non dal ritiro (Cass. civ., Sez. lav., ord. n. 31163 del 2 novembre 2021). Conta l'arrivo, non la spedizione: nel caso già citato dell'operaio assente, una prima contestazione spedita il 15 maggio e ricevuta il 27 e una seconda consegnata il 18 sono state valutate per il momento della ricezione, e la seconda è stata considerata la prima ad aver prodotto effetto (Cass. n. 276/2025). Conviene quindi usare più canali, per esempio raccomandata e PEC, e conservare tutte le prove.

La sanzione: il CCNL e il caso concreto

Il contratto collettivo è il primo posto dove guardare: dice da quanti giorni l'assenza è grave e con quale sanzione. Alcuni prevedono il licenziamento già dopo tre o quattro giorni consecutivi senza giustificazione, altri una multa o una sospensione, che per legge non possono superare quattro ore di retribuzione base e dieci giorni di sospensione (art. 7). Se per quell'assenza il CCNL prevede solo una sanzione conservativa, licenziare è molto rischioso: ne parla la guida su il licenziamento per giusta causa.

Anche quando il contratto prevede il licenziamento, il risultato non è garantito. Il giudice valuta il caso concreto e le previsioni collettive sono un parametro, non lo vincolano. In un caso un lavoratore era stato licenziato per sei giorni di assenza, in base a una clausola che puniva con il licenziamento almeno quattro giorni consecutivi. Le ferie erano state respinte per iscritto e poi concesse a voce, con un dubbio sulla durata: la Corte d'appello di Firenze aveva giudicato il licenziamento sproporzionato e la Cassazione ha confermato (Cass. civ., Sez. lav., ord. n. 30612 del 28 novembre 2024). Contano la posizione del dipendente, le mansioni, l'eventuale danno, le circostanze, l'intenzione.

Se il licenziamento resta la scelta, va comunicato per iscritto con l'indicazione dei motivi, altrimenti è inefficace (art. 2 L. 604/1966), e può avere come base la giusta causa (art. 2119 c.c.), senza preavviso, oppure il giustificato motivo soggettivo, cioè un notevole inadempimento con preavviso (art. 3 L. 604/1966). Il lavoratore ha sessanta giorni per impugnarlo (art. 6), come spiega la guida su come si impugna un licenziamento.

L'alternativa: le dimissioni per fatti concludenti

Dal 12 gennaio 2025 esiste un'altra strada. Se l'assenza ingiustificata dura oltre il termine previsto dal CCNL o, in mancanza, più di quindici giorni, il datore di lavoro lo comunica alla sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro, che può verificare, e il rapporto si intende risolto per volontà del lavoratore (art. 26, comma 7-bis, d.lgs. 151/2015, introdotto dalla L. 203/2024). Non vale se il lavoratore dimostra di non aver potuto comunicare i motivi dell'assenza per forza maggiore o per un fatto imputabile al datore, e non si applica ai dipendenti delle pubbliche amministrazioni (comma 8-bis).

Le due strade non si confondono. Il licenziamento disciplinare richiede la contestazione e le difese, e si può fare senza aspettare il termine delle dimissioni di fatto; le dimissioni per fatti concludenti non richiedono contestazione, ma presuppongono un'assenza lunga e documentata, e il lavoratore può comunque contestare in giudizio. Termini, calcolo dei giorni, circolari e decisioni dei tribunali sono nella guida sulle dimissioni telematiche e per fatti concludenti.

Gli errori che si vedono più spesso

Sono quasi sempre gli stessi, e quasi sempre evitabili:

• licenziare a caldo, senza contestazione scritta e senza lasciare i cinque giorni per le difese;
• contestare un'assenza che poi risulta autorizzata o giustificata: ferie concesse a voce, permessi, una malattia che il dipendente non aveva comunicato;
• spedire la contestazione e non conservare la prova che sia arrivata, o contare i cinque giorni dalla spedizione;
• non leggere il CCNL e applicare a tutti lo stesso termine, mentre cambiano i giorni e le sanzioni;
• trattare allo stesso modo il dipendente con vent'anni di servizio e senza precedenti e quello già sanzionato più volte.

Un'azienda che gestisce questi casi con una certa frequenza può farsi seguire in modo continuativo: la guida sull'avvocato esterno per l'azienda spiega come funziona e da cosa dipende il costo.

Un caso pratico: l'operaio che non si presenta

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