La lettera di messa in mora: imprese e consumatori, interessi e costi

Prima domanda: chi è il cliente

Le regole cambiano a seconda di chi non paga. Conta se il contratto è tra imprese, o tra un'impresa e una pubblica amministrazione. Per «imprenditore» la legge intende anche chi esercita una libera professione (art. 2, comma 1, lett. c, d.lgs. 231/2002).

• Il cliente è un'impresa, un professionista o una pubblica amministrazione. È una «transazione commerciale» e si applica il d.lgs. 231/2002. Gli interessi di mora corrono da soli dal giorno dopo la scadenza, a un tasso alto fissato dalla legge, e per ogni fattura pagata in ritardo spettano 40 euro.
• Il cliente è un consumatore, o un privato che non agisce per la sua attività. Il decreto non si applica: la Cassazione lo ha escluso per un committente privato (Cass. n. 21523/2019). Valgono le regole del codice civile: interessi al tasso legale dal giorno della mora e nessun importo di 40 euro.

Le regole di oggi valgono per le transazioni concluse dal 1° gennaio 2013 (d.lgs. 192/2012). Per quelle più vecchie vale il testo precedente, e per i contratti anteriori all'8 agosto 2002 il decreto non si applica affatto (art. 11).

Tra imprese gli interessi di mora corrono senza lettera

Nelle transazioni commerciali gli interessi di mora decorrono dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento, senza che serva la costituzione in mora (art. 4, comma 1, d.lgs. 231/2002). Non occorre nemmeno che il creditore li chieda con parole precise: il debito di interessi nasce per legge alla scadenza e il giudice li riconosce anche se la domanda non ne indica la natura (Cass. n. 14911/2019).

La disciplina riguarda i contratti, comunque denominati, che hanno per oggetto la consegna di merci o la prestazione di servizi contro un prezzo (art. 2, comma 1, lett. a). «Servizi» non significa solo consulenze: rientra anche l'appalto tra imprese. In un caso la Corte d'appello aveva negato il tasso commerciale a un appaltatore perché il rapporto era «tra privati». La Cassazione ha cassato la sentenza e ha rinviato per verificare i presupposti, affermando che l'appalto tra imprese è compatibile con la disciplina (Cass. n. 1747/2025). Rientrano anche i compensi dei liberi professionisti, e non conta che il cliente sia pubblico o privato: la Cassazione ha applicato il decreto a un avvocato che chiedeva i compensi a una società (Cass. n. 19605/2025).

Il debitore si libera dagli interessi solo se prova che il ritardo dipende da un'impossibilità della prestazione, per una causa a lui non imputabile (art. 3).

Anche tra imprese, però, l'automatismo può saltare. In un caso un fornitore di farmaci chiedeva gli interessi su anni di forniture. Per tutto quel tempo, però, i pagamenti erano stati ritirati dall'incaricato del fornitore, che passava in farmacia a prendere gli assegni. I giudici hanno ritenuto provato un accordo sul luogo del pagamento, cioè un debito da riscuotere presso il debitore, e hanno escluso la mora automatica. La Cassazione ha confermato (Cass. n. 23767/2025). Se il rapporto va avanti da anni con pagamenti ritirati o concordati a voce, conviene quindi una richiesta scritta, che dà un punto fermo dal momento in cui arriva.

Da quando decorrono e a che tasso

Il termine legale di pagamento è di trenta giorni dal ricevimento della fattura o di una richiesta di pagamento equivalente. Se la data di ricevimento non è certa, i trenta giorni partono dal ricevimento delle merci o dalla prestazione del servizio (art. 4, comma 2). Per questo conviene inviare le fatture in un modo che lasci una ricevuta con la data di consegna. Le parti possono pattuire un termine più lungo. Oltre i sessanta giorni la clausola deve essere espressa, provata per iscritto e non gravemente iniqua per il creditore (art. 4, comma 3). Se il creditore è una piccola o media impresa, la clausola che supera i sessanta giorni si presume gravemente iniqua, salvo che tutte le parti siano PMI (art. 7, comma 4-bis).

Il tasso è quello di riferimento della Banca centrale europea più otto punti percentuali, in interessi semplici calcolati su base giornaliera (art. 2, comma 1, lett. e). Il tasso di riferimento cambia ogni semestre: per i ritardi del primo semestre vale quello in vigore il 1° gennaio, per quelli del secondo semestre quello in vigore il 1° luglio. Lo comunica il Ministero dell'economia nella Gazzetta Ufficiale (art. 5, commi 2 e 3). Per il periodo dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 il tasso di riferimento è il 2,40 per cento, e gli interessi di mora sono quindi al 10,40 per cento annuo. Prima di fare i conti per un altro semestre il dato va controllato nella Gazzetta.

Tra imprese le parti possono concordare un tasso diverso, entro i limiti dell'art. 7. È gravemente iniqua, senza prova contraria, la clausola che esclude gli interessi di mora (comma 3), e si presume tale quella che esclude il risarcimento dei costi di recupero (comma 4). Il giudice può dichiarare la nullità anche d'ufficio (comma 2). Come si valutano le clausole che riducono gli interessi è spiegato nella guida Il cliente non paga: come recuperare il credito.

Sono interessi semplici. Gli interessi scaduti producono altri interessi solo dal giorno della domanda giudiziale, o per un accordo successivo alla scadenza, e solo se sono dovuti da almeno sei mesi (art. 1283 c.c.).

Se il cliente è un consumatore o un privato

Qui il decreto non c'è: niente tasso commerciale e niente 40 euro. Si applicano il codice civile e la sua regola per i debiti di denaro: sono dovuti gli interessi legali dal giorno della mora, anche se il creditore non prova di aver subito un danno (art. 1224 c.c.). Il tasso legale lo fissa ogni anno il Ministero dell'economia (art. 1284 c.c.).

La mora scatta di regola con una richiesta scritta (art. 1219, primo comma, c.c.). Non serve la lettera quando è scaduto il termine e il pagamento va fatto al domicilio del creditore (art. 1219, n. 3). Per i debiti di denaro è la regola generale, salvo patto o usi diversi (art. 1182, terzo comma). Quindi, con una scadenza certa, gli interessi legali corrono dal giorno dopo. Quando la scadenza non c'è, come nel compenso di un professionista da liquidare, partono dalla richiesta. In una causa su compensi forensi la Cassazione ha detto che gli interessi decorrono dalla messa in mora, cioè dalla richiesta stragiudiziale di pagamento o dalla domanda giudiziale (Cass. n. 19605/2025).

C'è un'eccezione importante sul tasso. Dal momento in cui il creditore inizia la causa, se le parti non hanno stabilito la misura degli interessi, il tasso legale diventa pari a quello previsto per i ritardi nelle transazioni commerciali (art. 1284, quarto comma, c.c.). La Cassazione spiega che questa norma serve a estendere il tasso commerciale ai casi in cui il decreto non si applica direttamente (Cass. n. 14911/2019).

Con un consumatore la lettera pesa quindi di più: quando la scadenza non è certa è l'atto da cui partono gli interessi.

A cosa serve la lettera di messa in mora

Serve a tre cose. Far partire gli interessi, tra imprese, non è una di queste.

• Interrompe la prescrizione. L'atto che costituisce in mora il debitore interrompe la prescrizione (art. 2943, quarto comma, c.c.) e ne fa partire una nuova (art. 2945). Il termine ordinario è di dieci anni (art. 2946), ma alcuni crediti si prescrivono prima, e gli interessi in cinque (art. 2948, n. 4).
• Costituisce in mora quando la mora non è automatica. Succede con un privato senza scadenza certa, con i compensi da liquidare e con i debiti da riscuotere presso il debitore. Succede anche quando, per anni, il creditore ha accettato di ritirare i pagamenti o di ricevere ritardi: la mora automatica può essere esclusa (Cass. n. 23767/2025), e la richiesta scritta rimette le cose in chiaro per il periodo successivo.
• Prepara il resto. Fissa una data certa alla richiesta, mette in fila fatture e importi e offre al debitore l'ultima occasione di pagare prima del decreto ingiuntivo.

Non è invece la lettera che scioglie il contratto. Per quello serve la diffida ad adempiere dell'art. 1454 c.c., con un termine di regola non inferiore a quindici giorni e l'avvertimento che in difetto il contratto sarà risolto. Se ne parla nella guida Risoluzione per inadempimento: diffida ad adempiere e clausola risolutiva. Le due comunicazioni si possono inviare insieme, ma vanno scritte con cura: un termine sbagliato nella diffida non produce l'effetto voluto.

Cosa deve contenere per avere valore

La legge non impone una formula. Per costituire in mora il debitore basta una richiesta fatta per iscritto (art. 1219 c.c.). La Cassazione chiede però che l'atto indichi con chiarezza chi deve pagare e che esprima una pretesa, con una richiesta scritta di adempimento che manifesti senza equivoci la volontà del creditore di essere pagato (Cass. n. 19867/2022).

Non servono un termine per pagare, che è un elemento della diversa diffida ad adempiere, né l'importo esatto se la somma è già nota o si ricava dalle comunicazioni precedenti (stessa decisione). Serve invece che il credito sia determinato o determinabile. In un caso un avvocato aveva mandato negli anni lettere a una compagnia di assicurazioni per centinaia di pratiche, senza indicare il nome della parte, il numero del sinistro o il giudice. Il Tribunale le ha ritenute troppo generiche per interrompere la prescrizione, e la Cassazione ha respinto il ricorso: è una valutazione sul contenuto delle lettere, riservata al giudice di merito (Cass. n. 13430/2025). La stessa sentenza ricorda che non valgono i semplici solleciti, senza una richiesta espressa di pagamento, né la riserva generica di agire per altri danni.

In pratica la lettera dovrebbe riportare:

• i dati di chi scrive e di chi deve pagare, e il contratto o l'ordine da cui nasce il credito;
• per ogni fattura: numero, data, importo e scadenza;
• la richiesta espressa di pagare, con un termine ragionevole, che la legge non richiede ma che toglie al debitore ogni margine;
• gli interessi già maturati, con tasso e calcolo e, se il cliente è un'impresa, i 40 euro per ogni fattura pagata in ritardo;
• le coordinate per il pagamento;
• l'avvertimento che, in mancanza, si agirà in giudizio.

La lettera produce effetto quando arriva: le dichiarazioni dirette a una persona si reputano conosciute nel momento in cui giungono al suo indirizzo, se il destinatario non prova di non averne avuto notizia senza colpa (art. 1335 c.c.). La PEC tra imprese, con le ricevute di accettazione e di consegna, è il modo più semplice di provare invio e arrivo. Va bene anche la raccomandata con ricevuta di ritorno. Tutta la documentazione va conservata.

La può firmare direttamente l'azienda: la legge non richiede l'avvocato. L'avvocato serve quando il credito è importante, quando il cliente ha già contestato o quando si vuole che la lettera regga in un eventuale giudizio, perché un errore di contenuto si scopre tardi, quando la prescrizione è già maturata.

I 40 euro per ogni fattura (solo tra imprese)

L'art. 6 riconosce al creditore, senza bisogno di costituzione in mora, un importo forfettario di 40 euro a titolo di risarcimento del danno. Vale solo per le transazioni commerciali, quindi non per i consumatori. È fatta salva la prova del maggior danno, che può comprendere i costi di assistenza per il recupero del credito (comma 2).

Il decreto attua una direttiva europea e la Corte di giustizia ne ha chiarito la portata. I 40 euro sono dovuti per ogni operazione commerciale non pagata alla scadenza e attestata in una fattura, anche quando più fatture sono chieste insieme con un'unica domanda (Corte di giustizia, 20 ottobre 2022, causa C-585/20). Con dieci fatture pagate in ritardo, quindi, sono 400 euro. La Corte d'appello di Firenze ha applicato il principio contro un ente territoriale: l'importo si moltiplica per le fatture pagate in ritardo, non per le note di debito con cui il creditore riepiloga gli interessi, e non spetta per le fatture pagate in tempo (sent. n. 1907/2026).

I 40 euro non si sommano alle spese dell'avvocato, ma si detraggono. Il risarcimento ragionevole per i costi di recupero va calcolato togliendo dal totale di quelle spese i costi già coperti dal forfettario, e spetta solo per la parte che supera i 40 euro (Corte di giustizia, ordinanza 11 aprile 2019, causa C-131/18). Se le spese ragionevoli per la lettera sono 300 euro, in tutto si recuperano 300 euro, cioè i 40 più 260, non 340.

Quanto costa la lettera e quanto si recupera

Il costo dipende dal valore del credito e dal lavoro necessario, e non esiste un prezzo unico. Per l'attività stragiudiziale si fa riferimento ai parametri del D.M. 55/2014, che tengono conto della difficoltà dell'affare, del suo valore, della quantità di attività svolta e dei risultati, e permettono di aumentare o diminuire i valori medi fino al 50 per cento (art. 19). Come si usano le tabelle è spiegato nella guida sul compenso stragiudiziale e la mediazione. La legge professionale impone all'avvocato di comunicare per iscritto la prevedibile misura del costo, distinguendo oneri, spese e compenso (art. 13, comma 5, l. 247/2012): il preventivo si può e si deve chiedere prima di dare l'incarico.

Quanto di questa spesa si recupera dal debitore non è scontato. Le spese di assistenza legale stragiudiziale sono un danno emergente: vanno chieste, allegate e provate. Secondo la Cassazione servono tre cose: che la somma sia dovuta, che l'attività sia stata utile e che la spesa sia dimostrata. La sola fattura dell'avvocato, di regola, non basta (Cass. n. 17367/2026). Se l'attività è superflua, la spesa non si recupera: in un caso l'INPS aveva deliberato il pagamento il giorno dopo una e-mail di messa in mora, e i giudici di merito hanno ritenuto l'e-mail inutile. La Cassazione ha dichiarato inammissibile il ricorso, perché si trattava di una valutazione di fatto (Cass. n. 18596/2025). Le due decisioni riguardano altri casi (un ritardo aereo e un ritardo dell'INPS nel pagare il trattamento di fine servizio), ma applicano la regola generale sul danno emergente.

Dal punto di vista pratico, una lettera semplice mandata dall'azienda costa poco e in molti casi basta. Se si incarica l'avvocato conviene farlo quando c'è qualcosa in più da fare, come più fatture da calcolare o un cliente che ha già contestato: solo così la spesa si può difendere come utile.

Quando la lettera non basta

Se il termine fissato passa senza risposta, il passo ordinario è il decreto ingiuntivo, con la fattura elettronica e le prove dell'esecuzione della prestazione. Il percorso, dal ricorso al pignoramento, è nella guida Il cliente non paga: come recuperare il credito, e le insidie dell'opposizione sono in Il decreto ingiuntivo su fatture: l'opposizione e i rischi di soccombenza. Se il debitore è entrato in una procedura concorsuale la lettera non ha più utilità pratica: il credito va chiesto al passivo, come spiega la guida Il cliente è in liquidazione giudiziale: come insinuare il credito al passivo.

Va invece riscritta, o affiancata da altro, quando si vuole sciogliere il contratto (diffida ad adempiere) e quando una clausola del contratto prevede termini molto lunghi o esclude gli interessi, perché in quel caso va prima verificato se la clausola regge (art. 7).

Un caso pratico: due fatture e un cliente che tace

L'esempio è inventato, con importi e date di fantasia, ma il tasso è quello reale del secondo semestre 2026. Il cliente è un'impresa: con un consumatore non ci sarebbero né il tasso commerciale né i 40 euro.

Domande frequenti